Hızlı ölçeklenen operasyon işletmeleri için gerçekten işe yarayan 5 adım
Hızlı ölçeklendirme geliştirme erken aşamalarda tedarik yönü olan işler, yüksek dinamikler ve az kaynaklarla büyümeyi gerektirir. Ölçeklendirme sırasındaki operasyonel hatalar fahiş fiyatlara sahip olabilir.
Edtech’e girmeye ve uzmanlara çevrimiçi bir sohbette milyonlarca öğrencinin talebini neredeyse anında yanıtlama yeteneği sağlamayı amaçlayan bir eğitim uygulaması başlatmaya karar verdiğimizde bununla yüzleştik.
İlk etapta talebi karşılamaya yetecek kadar 20 kişilik bir ekiple yola çıktık. İşletmeyi kârlı hale getirmek için asıl yarış başladı: Pazarlama ekibinin kullanıcı sayısını artırması, operasyonların da onların hızına uyması ve arz tarafını büyütmesi gerekiyordu.
Ekip kaynaklarını dikkate almadan talebi ölçeklendirdik.
Hızlı bir şekilde hızlandık: 120’den fazla uzman günde 3.000’den fazla matematik görevi çözüyordu. Pazarda hayatta kalabilmek için yüksek tempoya güvendik, bu nedenle operasyon ekibi tedarik tarafını büyük bir hızla ölçeklendiriyordu.
Ölçeklendirmeye odaklandık ve ekibimizin kaynaklarının bu kadar hızlı devam etmek için yeterli olup olmadığını düşünecek zamanımız olmadı.
Pazarlamamız hızla ölçeklendi, bu iyi bir şeydi. Zamanla kullanıcı tarafında artan talebi karşılama ihtiyacından sonra ekibim arz tarafını bir buçuk ayda 3 kat, iki ay sonra tekrar 2 kat ölçeklendirdi. Son olarak, günde 10.000’den fazla görevi çözebilen 300’den fazla matematik uzmanımız oldu. Gurur duydum, heyecanlandım ve aynı zamanda çıldırdım.
Son beş ayda tedarikimizin talep karşılama, hizmet sunum süresi ve çözümlerin kalitesi üzerinde çalıştığını fark ettim. Ölçeklendirmeye odaklandık ve ekibimizin kaynaklarının bu kadar hızlı devam etmek için yeterli olup olmadığını düşünecek zamanımız olmadı.
Bir lider olarak durup daha büyük resme bakmam gerekiyordu.
Yaklaşan “felaketi” önlemek için hazırladığım beş adımlı plan
1. Tüm kilit süreçleri “oldukları gibi” kaydetti
Bu, kaçırılmaması gereken ilk adımdır.
Proses notasyonları olmadığında bu yaygın bir problemdir. Çalışma temposu yüksek olabilir ve insanlar mevcut süreci açıklamak yerine görevleri hemen uygulamaya koymalı ve sorunları hemen çözmelidir.
O an için tüm süreçleri olduğu gibi anlattım. O anda bulunduğumuz gerçek noktayı anlamama yardımcı oldu. Hangi şeylerin kontrolden çıktığını ve yakında büyük bir soruna yol açabileceğini anladım.
Sonrasında tüm süreçler aşağıdaki çerçeveye göre güncellenmiştir:
Görsel Kaynakları: Julia Ivzhenko
2. Tüm darboğazları tanımlayın
İki tür darboğaz kaydettim:
Birinci: Ölçeklendirme sırasında anahtar işlemlere kendiliğinden eklenen alt işlemler.
Güncelleme sayısı nedeniyle ekip üyelerimin daha önce not edilmeyen çok fazla ek işlem yapmak zorunda kaldığını keşfettim. Böylece yaptığımız her şeyi gözden geçirdim ve genel süreci basitleştirdim. Yalnızca sonucu en çok etkileyen “yapılması gereken” şeylere odaklandık ve diğer “yapması güzel” görevleri askıya aldık.
Görsel Kaynakları: Julia Ivzhenko
Saniye: Görevleri zamanında devretmeyen ve çok sayıda göreve takılıp kalan yöneticiler.
Ne yazık ki ben de onlardan biriydim. Aynı anda çok fazla şey yapıyordum ve bunların sonu hiç gelmiyordu. Benim durumumda, öncelikle en pahalı olanlar gibi görünen işe alma hataları yüzünden oldu.
